1
Bạn cần hỗ trợ?

Viết email bằng tiếng Anh

Bạn đang muốn viết email bằng tiếng anh? Sau đây là một số mẫu câu giúp bạn viết mail tiếng anh nhanh chóng và chuyên nghiệp.

viết email bằng tiếng anh

I. Phần Greeting

Khi viết email bằng tiếng Anh thì ta luôn bắt đầu với Greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dùng chào hỏi trong email:

Hi + first name,

Hello + first name,

Dear + first name,

Ta có thể dùng 3 cách chào hỏi trên trong trường hợp không trang trọng hay không cần tỏ ra lịch sự. Còn trong trường hợp cần tỏ lịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công thức sau đây:

Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Ex: Dear Mr| Ms| Mrs Nguyễn,

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam,

(các bạn lưu ý, kết thúc phần Greeting bằng 1 dấu “,” là hợp lý nhất nhé các bạn)

II. Phần Opening comment

Thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận.

Ex:

– How are you?

– How are things?

Hoặc là những câu chúc:

– I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

– I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

III. Main point

Mở đầu phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

– I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

Ví dụ: I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize.

Để đa dạng cách viết, các bạn có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…

– Nếu các bạn đang viết email trả lời cho ai đó. Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty và các bạn đang viết email hồi đáp, các bạn có thể nói “Thanks for contacting Asus Company”.

Hoặc công ty tuyển dụng mà các bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của các bạn, các bạn hãy nói “I am very happy to receive your email

– Việc bạn cảm ơn hoặc nói “Tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy thoải mái và cảm giác được tôn trọng, đồng thời làm cho bạn trở nên lịch sự hơn

– Nếu các bạn là người chủ động viết email, thì không cần có các dòng cảm ơn ở trên, thay vào đó bạn có thể viết theo các mẫu câu sau:

* I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces

(Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí thư ký/ để xác nhận việc đặt trước vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn)

* I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January

(Tôi viết thư này liên quan đến việc bán sản phẩm điện thoại thông minh Lumia/ để giải đáp những phàn nàn của bạn vào ngày 26 tháng hai)

* With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you

(Liên quan đến cuộc thảo luận trên điện thoại của chúng ta vào ngày thứ bảy, tôi muốn cho bạn biết rằng chúng tôi sẽ bồi thường 20% giá trị sản phẩm cho bạn)

Sau đó, các bạn nên đi thẳng vào mục đích chính của email. Hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của email rồi chuyển đến các phần khác. Hãy nhớ rằng mọi người muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

cách viết mail bằng tiếng anh

IV. Phần Concluding sentence khi viết email bằng tiếng Anh

– Phần kết thúc email các bạn thường có 1 số điều sau nên thực hiện:

Making a request/ asking for information (Đưa ra một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)

Ex:Could you please let me know if you can attend our aniversary party 6th/ if you are available for a meeting on 19th February?

(Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ 6 của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19 tháng giêng)

I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two days.

(Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể vui lòng gửi cho tôi cuốn sách quảng cáo nhỏ/ nếu bạn có thể vui lòng trả lời cho tôi trong vòng 2 ngày)

Please let me know how much the tickets cost and promotions

(Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi)

Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)

Ex:We are happy to let you know that your article has been selected for publication

(Chúng tôi rất vui khi thông báo cho bạn biết rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)

We are willing to arrange another meeting with the manager

(Chúng tôi sẵn sàng để sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)

Should you need any further information, please to contact us

(Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, làm ơn liên hệ với chúng tôi)

We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions

(Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng chương trình biểu diễn đã bị hủy bởi vì điều kiện thời tiết quá xấu)

* Complaining (phàn nàn)

Ex:I am writing to express my dissatisfaction with your staff/ to complain about the quality of your produce

(Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với đội ngũ nhân viên của bạn/ để than phiền về chất lượng sản phẩm của bạn)

We regret to inform you that your payment is considerably overdue

(Chúng tôi rất tiếc thông báo cho bạn rằng thanh toán của bạn đã bị xem là quá hạn theo quy định)

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered

(Tôi đang rất trông chờ vào việc công ty sẽ làm thế nào để bù đắp những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

*Apologizing (Thư xin lỗi)

Ex: We would like to apologize for any inconvenience caused

(Chúng tôi xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)

Please accept our apologies for the delay

(Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì sự chậm trễ)

Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused

(Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm những gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)

I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow

(Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

* Attaching files (Đính kèm tệp)

Ex: I am sending you the brochure as an attachment

(Tôi đã gửi cho bạn những tài liệu đính kèm)

Please find attached the file you requested

(Vui lòng tìm những thông tin đính kèm mà bạn đã yêu cầu)

I am afraid I cannot open the file you have sent me

(Tôi e rằng mình không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi cho tôi)

Could you send it again in PDF format?

(Bạn có thể gửi nó lại một lần nữa ở định dạng PDF được không?)

YouTube video

 

Lời chào kêt thúc:

– Trước khi hết email, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau (nếu bạn thấy cần thiết)

Ex: Thank you for your patience and cooperation

(Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)

Thank you for your consideration

(Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know

(Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay sự quan tâm nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)

I look forward to hearing from you

(Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn)

– Sau đó hãy kết thúc thư

Ex: Yours faithfully

(Trân trọng)  Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam

Yours sincerely

(Trân trọng) Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr. Castle, Mrs. Beckket

Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly

(Trân trọng)  Phổ biến trong Anh-Mỹ

IV. Signing off

Phần Signing off này là cố định trong email của bạn, bạn nên để một số thông tin liên hệ cơ bản của bản thân là chính (để người đọc có thể tiện tìm thấy khi cần thiết). 

Hy vọng với những mẫu câu viết email bằng tiếng anh này thì bạn có thể có cho mình một email chuyên nghiệp và đạt được mục đích của email đến người nhận. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích thì đừng quên để lại bình luận phía dưới và chia sẻ nhé.

———————————————————— 

YouTube video

 

Nếu bạn quan tâm khóa học Tiếng Anh của Efis English, hãy đừng chần chừ mà nhắn ngay cho tụi mình nhé!
————————————————————————————–
Efis English – Hanoi Free Private Tour Guide
🎯 https://efis.edu.vn/
📍   Số 21, Lô 12B, Trung Yên 10, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
☎️ 0961.764.299
📩 efisenglish@gmail.com
👉 Fanpage TOEIC: TOEIC là chuyện nhỏ
👉 Fanpage IELTS: IELTS – Điểm thật & Kiến thức thật
👉 Fanpage EFIS ENGLISH: EFIS English – Học tiếng Anh thực tế
👉 Fanpage HANOI FREE PRIVATE TOUR GUIDE:
Hanoi Free Private TOUR GUIDE – Dẫn tour cho người nước ngoài Học tiếng Anh
👉 Group luyện thi IELTS: Cùng luyện thi IELTS

Có thể bạn quan tâm:

Học tiếng Anh online và những hiểu lầm nguy hiểm

Tiếng Anh dùng trong cuộc họp

Làm sao để học giỏi tiếng Anh?

Từ vựng Ielts chủ đề Education

Food tour luyện tiếng Anh cùng Efis English